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Adresses mail de service ou de fonction

(alias fonctionnel de messagerie)


Pour des services ou des fonctions, l'utilisation d'adresses de messagerie nominatives pose des problèmes, par exemple pour assurer une continuité de service en cas d'absence, de changement de poste, de changement de fonction ou de départ.
Ces problèmes conduisent souvent les usagers à communiquer leurs mots de passe : ce qu'il ne faut pas faire.
De plus, il est souhaitable que notre système d'information puisse disposer d'un plus grand nombre d'adresses mail pour les services et les fonctions notamment pour résoudre des problèmes de lisibilité et de communication.
Pour un service ou pour une fonction, la création d'un alias de messagerie est donc fortement recommandée mais ces alias sont parfaitement utilisables pour un département, un groupe, une spécialité, bref pour toute structure, personne ou mission qui souhaite disposer d'une adresse mail officielle et non nominative.
Concrètement, un alias n'est pas un véritable compte de messagerie avec un login et un mot de passe, c'est juste un réglage sur le serveur de messagerie et cela ne pose aucun problème de sécurité.

Voici les possibilités offertes par un alias de messagerie :

  1. redistribuer les messages envoyés à l'alias vers une ou plusieurs personnes
  2. améliorer le rangement automatique des mails chez les destinataires de l'alias
  3. émettre des messages avec le nom de l'alias et la signature appropriée (si votre outil de messagerie n'est pas trop ancien)

Pour demander la création d'un alias, déposez un ticket sur le helpdesk (onglet Assistance, rubrique Demande d'assistance).

Configuration d'identités multiples avec Thunderbird

  • Dans le menu Outils sélectionner Paramètres des comptes
  • Sous le champ du Serveur sortant (SMTP), cliquez sur le bouton Gérer les identités
  • Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton Ajouter
  • Dans l'onglet Paramètres, dans le champ Adresse électronique mettez le nom de l'alias de messagerie
  • Ajoutez un texte de signature si vous le souhaitez
  • Dans l'onglet Copies et dossiers, cochez la case Mettre en copie ces adresses pour recevoir une copie de votre courriel envoyé avec l'alias
  • Dans ce même onglet, vous pouvez placer directement les courriels expédiés par cet alias dans un dossier
  • Pour finir, cliquez sur OK

Utilisation

A l'envoi d'un mail, vous aurez le choix de l'identité sous laquelle vous envoyez le mail avec tous les réglages que vous avez fait précédement: nom, adresse de retour, dossier de stockage des mails envoyés, signature etc.
Lors d'une réponse, thunderbird sélectionne automatiquement l'identité en fonction de l'adresse à laquelle vous avez reçu le mails:

  • si le mail était adressé à Jean.Dupont@unice.fr, c'est votre identité par défaut qui sera sélectionnée
  • si le mail était adressé à un alias auquel vous appartenez (exemple: service-de-traitement-des-test-de-messagerie@unice.fr et que vous ayez créé l'identité correspondante, alors c'est cette identité qui sera sélectionnée.

Configuration d'identités multiples avec Mail (MacOS)

  • dans le menu Mail sélectionner Préférences...
  • cliquer sur l'onglet Comptes
  • ajouter un compte (bouton +)
  • saisir les champs Nom complet et Adresse électronique (Ex : Mon Alias / alias@unice.fr) puis cliquer sur Continuer
  • sélectionner le Type de compte POP, renseigner Serveur de réception (par défaut pop.unice.fr), saisir le nom de votre alias sans @unice.fr (ex : alias) puis cliquer sur Continuer
  • un message d'alerte vous signale l'échec de la connexion au serveur POP. Ce message est normal, les messages vous sont directement redirigés dans votre boite personnelle, cliquer sur Continuer
  • cliquer sur Continuer (fenêtre Sécurité du courrier reçu)
  • sélectionner le Serveur d'envoi smtp.unice.fr (ce dernier doit exister car utilisé par votre compte principal), cliquer sur activer l'authentification et renseigner le login et le mot de passe de votre compte principal puis cliquer sur Continuer
  • cliquer sur Continuer (fenêtre Sécurité du courrier expédié)
  • cliquer sur Créer (fenêtre Résumé du compte)
  • cliquer sur compte nouvelle créé (alias@unice.fr)
  • cliquer sur l'onglet Avancé
  • décocher l'option Inclure ce compte lors de la levée du courrier
  • fermer la fenêtre et Enregistrer

Configuration de webmail2

  • cliquer sur Paramètres (bandeau du haut)
  • cliquer sur Identités
  • cliquer sur la croix en bas pour ajouter une identité
  • Définissez les Paramètres (Nom à afficher, Courriel, Organisation, Répondre à, etc.)
  • cliquer sur le bouton Enregistrer

Configuration d'identités multiples avec Eudora

Cette fonctionnalité n'est utilisable qu'à partir de la version Eudora 4.2 et suivante Mac ou PC

1. Créez la nouvelle signature - "Outils / Signatures"

  • dans la fenêtre proposée, cliquez sur le bouton droit de la souris
  • cliquez sur "Nouveau"
  • tapez le nom de la nouvelle signature
  • puis saisissez le texte de la nouvelle signature
  • fermez la fenêtre et acceptez l'enregistrement de la signature.

2. Créer la nouvelle "personnalité" - "Outils / Personnalités"

  • Dans la fenêtre proposée, cliquez sur le bouton droit de la souris
  • Cliquez sur "Nouveau"
  • Apparait la fenêtre "Réglages du compte"
  • Choisissez l'option "Créer un nouveau compte de messagerie" puis cliquez sur "Suivant"
    • A "Nom de personnalité", tapez le nom de l'alias puis cliquez sur "Suivant"
    • A "Informations personnelles / Votre nom", tapez le nom de l'alias puis cliquez sur "Suivant"
    • A "Adresse de réexpédition / Adresse E-Mail", tapez le nom de l'alias@unice.fr puis cliquez sur "Suivant"
    • A "Nom de connexion", tapez le nom de l'alias puis cliquez sur "Suivant"
    • A "Serveur de courrier entrant", tapez hermes.unice.fr puis cliquez sur "Suivant"
    • A "Serveur de courrier sortant" cliquez sur "Suivant"
    • A "Bravo !" cliquez sur "Terminer"
  • En pointant sur cette nouvelle personnalité, cliquez sur le bouton droit de la souris
    • Cliquez sur Propriétés
    • Choisissez la signature appropriée
    • Décochez "Vérifier le courrier"
    • Cliquez sur "OK"

3. Cliquez sur "Outils / Boîtes aux lettres"

4. Cliquez sur "Outils / Filtres"

  • Cliquez sur "Nouveau"
  • Cochez "Entrant"
  • Choisissez "Entête" : To
  • Choisissez "contient" et tapez à droite l'alias@unice.fr
  • Dans la 1ère Action selectionnez "Transférer vers"
  • A droite Cliquez sur "Reception" pour faire apparaître un menu dans lequel vous choisissez "Nouvelle"
  • Dans la fenêtre "Nouvelle boîte aux lettres" tapez le nom de l'alias.
  • Cliquez sur "OK"
  • Fermez la fenêtre et acceptez l'enregistrement du filtre

Utilisation

  • En réception seul les messages adressés à l'alias iront dans la boîte aux lettres nouvellement créée qui porte le nom de l'alias
  • En émission l'utilisateur a le choix, en cliquant sur le "De :" d'être lui-même ou son alias. La signature appropriée sera selectionnée automatiquement

Configuration de Outlook (s'applique au smtp unice)

Attention

il n'existe pas de gestion d'identité comme sur Mozilla Thunderbird

Envoyer depuis une autre adresse de messagerie depuis votre compte


  • Cliquez sur "Nouveau message électronique" (ctrl-N)
  • Cliquez sur le bouton "De"
  • Dans le menu déroulant, cliquez sur "Autre adresse de messagerie"
  • Tapez l'autre adresse de messagerie

Envoyer depuis une autre adresse depuis un compte fictif

L'idée est de pouvoir envoyer des messages depuis un compte qui n'a pas de boite de réception.

Création du compte fictif

  1. Allez dans Fichier / Ajouter un compte
  2. Sélectionnez Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires et cliquez sur suivant
  3. Sélectionnez POP ou IMAP et cliquez sur suivant
  4. Remplissez les champs comme suit
    1. Nom : nom de l'autre adresse
    2. adresse : l'autre adresse
    3. type de compte : laisser sur POP3
    4. Serveur de messagerie entrant : fictif
    5. Serveur de messagerie sortant : smtp.unice.fr
    6. Nom d'utilisateur : (votre login)
  5. Décocher Tester automatiquement les paramètres du compte lorsque le bouton Suivant est utilisé
  6. Cliquez sur suivant

Configuration du comportement d'outlook

  1. Allez dans Fichier / options /options avancées
  2. Cliquez sur Envoyer/Recevoir
  3. Cliquez sur Modifier
  4. Sélectionnez le compte fictif et décochez Recevoir les éléments du courrier

Vous pouvez éventuellement configurer quelques règles de messagerie comme :

  • déplacer les messages que vous recevez depuis votre compte personnel vers le dossier Boite de réception de ce compte.
  • Envoyer une copie du message à l'adresse elle même afin que d'autres personnes, recevant depuis cette adresse, soit informées de l'envoi.

 

 

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